bootstrap template

MIĘDZYNARODOWE SPOTKANIE KONSTRUKTORÓW

Prestiżowe wydarzenie dla największego na świecie producenta obrabiarek CNC

Wyzwanie:

  1. Zorganizować kompleksowo 5-te międzynarodowe spotkanie konstruktorów z całego świata grupy DMG MORI.
  2. Wydarzenie co roku odbywa się w innym kraju, dlatego zadaniem eventów towarzyszących konferencji było zaprezentowanie Polski i regionu, w którym znajduje się siedziba Klienta.
  3. Organizacja transferów z 4 lotnisk do 5 różnych hoteli, uwzględniając specyfikę zakwaterowania Gości, różne godziny przylotów samolotów i konieczność, aby wszyscy przybyli na powitalną kolację o tej samej porze.
  4. Organizacja konferencji w hali w siedzibie Klienta, zgodnie z wytycznymi bezpieczeństwa oraz design wyznaczanego przez międzynarodowy koncern.
  5. Przygotowanie 3 wieczornych imprez towarzyszących w klimatyzowanych halach namiotowych. Każdy event z własnym hasłem przewodnim i w innej lokalizacji.
  6. Zabezpieczenie zaplecza cateringowego, serwującego każdego dnia posiłki dla 250 osób w siedzibie Klienta, budowa hali namiotowej o wysokim standardzie, w której będą serwowane posiłki w ciągu dnia.
  7. Do zadań agencji należało m.in.: przygotowanie koncepcji wydarzenia w oparciu o wytyczne Klienta oraz szczegółowego kosztorysu z różnymi wariantami cenowymi, udział w spotkaniach przygotowawczych na wszystkich etapach realizacji, doradztwo koncepcyjne, dobór podwykonawców, zabezpieczenie newralgicznych punktów realizacji, negocjowanie cen w imieniu Klienta w trosce o uzyskanie najlepszego stosunku jakości do ceny, organizacja zespołu koordynacyjnego i koordynacja wydarzenia, produkcja welcome package (włączając próbki testowe do wyboru), realizacja wydarzenia.

Rozwiązanie:

  1. Stworzyliśmy wspólnie z Klientem zespół projektowy, Manager Projektu ze strony Fun Faktoria przez niemal 9 miesięcy dbał o jak najlepsze dopasowanie wszystkich elementów eventu do wytycznych koncernu oraz specyficznych wymagań Klienta.
  2. O polskie akcenty zadbaliśmy już od samego początku – piloci autokarów odpowiadający za płynność i bezpieczeństwo transferów podczas podróży dzielili się ciekawostkami na temat naszego kraju; welcome package zawierały m. in. produkty regionalne oraz specjalnie przygotowane ulotki opowiadające o Polsce „w pigułce”. Powitalna kolacja odbyła się na płycie pleszewskiego rynku – Gości powitały hostessy w strojach nawiązujących do ludowych, Goście częstowani byli miodem pitnym serwowanym w kamionkach, meble i dekoracje w hali namiotowej były w kolorach biało- czerwonych oraz nawiązywały do ludowych tradycji, łącząc je z nowoczesnością. Wieczór uświetnił pokaz laserowy opowiadający historię firmy Klienta w Polsce i na świecie.
  3. Zadbaliśmy o drobiazgowe listy kontrolne, uzupełniane i aktualizowane na bieżąco; do poszczególnych zadań przypisane były odpowiednie osoby ze strony zespołu Fun Faktoria oraz Klienta.
  4. Imprezy towarzyszące zorganizowane zostały pod hasłami „Welcome to Pleszew”, „Welcome to FAMOT” oraz „Hunting in Poland”. Pierwsze spotkanie odbyło się na płycie pleszewskiego Rynku, drugie w siedzibie Klienta, a ostatnie na terenie historycznego Pałacu Bugaj. Imprezy miały odpowiednio charakter: polski, międzynarodowy oraz myśliwski. Każdy wieczór wyróżniał się innymi meblami, wystrojem oraz menu i atrakcjami.
  5. Główna część konferencyjna została zorganizowana w nowo- wybudowanej hali montażowej; aby Gościom nie przeszkadzały zapachy i hałas związany z przerwami kawowymi oraz lunchami, obok budynku postawiliśmy transparentną halę namiotową, która ze względu na porę roku realizacji (jesień) była ogrzewana i chłodzona w zależności od pory dnia.

Osiągnięte efekty:

  1. Konferencja została zorganizowana zgodnie z oczekiwaniami Klienta i wysokimi standardami Koncernu DMG MORI.
  2. Dzięki przygotowanym wizualizacjom 3D do każdej lokalizacji, już na etapie przygotowań wiedzieliśmy, jak będzie wyglądała przestrzeń i mogliśmy modyfikować ją wraz ze zmianami wprowadzanymi przez Klienta. 
  3. Dzięki spotkaniom z przedstawicielami firmy z Niemiec oraz Japonii mogliśmy lepiej zrozumieć jak wyglądają eventy organizowane przez Koncern oraz sprostać zadaniom, które stawiał.
  4. Wszyscy Uczestnicy spotkania, m. in. z Niemiec, Japonii, USA, dotarli i bezpiecznie wrócili z konferencji.
  5. Imprezy towarzyszące przybliżyły Gościom kraj gospodarza – firmy FAMOT z Pleszewa, stanowiły również doskonałe środowisko do spotkań nieformalnych i integracji.
  6. Dzięki szczegółowym listom kontrolnym, planom montaży i demontaży oraz scenariuszom, całość wydarzenia począwszy od montaży aż do wyjazdu Gości, przebiegła płynnie.


Ciekawostki:
• Spotkanie konstruktorów, trwające łącznie z dniem przyjazdów i wyjazdów 4 dni, było początkiem cyklu eventów organizowanych dla FAMOT Pleszew. W kolejnych dniach byliśmy odpowiedzialni za realizację Grand Opening nowej hali montażowej, a następnie targów Open House i Family Day dla pracowników i ich rodzin. Łącznie oznaczało to dla nas 9 dni eventowych, a w Pleszewie, uwzględniając montaże i demontaże, spędziliśmy 15 dni.
• Zarówno na Rynku w Pleszewie jak i w Pałacu Bugaj zaistniała konieczność zorganizowania pełnego zaplecza sanitarnego: skorzystaliśmy ze specjalnych kontenerów sanitarnych Toi Toi Polska, które wewnątrz wyglądają niczym hotelowa łazienka.
 

Event w liczbach

4

lokalizacje eventu

9

tirów sprzętu

5

dni montażowych

39

podwykonawców


Kilka słów od nas
Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu! Cieszymy się, że Cię zainteresował. Opisany powyżej event zrealizowaliśmy w październiku 2018 roku na zlecenie firmy FAMOT Pleszew, należącej do koncernu DMG MORI. Dziewięć miesięcy pracy zaowocowało niezwykle satysfakcjonującym projektem konferencji, który dopasowaliśmy do wymagań, potrzeb i oczekiwań Klienta. Jeśli chciałbyś wspólnie z nami zaprojektować swoją konferencję – zadzwoń lub napisz. Z przyjemnością spotkamy się z Państwem, aby się lepiej poznać, usłyszeć o Państwa wymaganiach i podzielić się naszymi doświadczeniami.

Zobacz pozostałe case study

Case study - zaawansowane rozwiązanie szkoleniowe, szkolenie w formie zabawy w escape room.

Szkolenie 
Produkcja Escape Room dla 350 osób

Case study - nietypowa impreza integracyjna dla 250 osób.

Integracja 
Wspólne budowanie salonu sprzedaży

Case study - bankiet i gala otwarcia połączone z imprezą integracyjną z okazji uruchomienia nowej hali magazynowej.

Gala
Otwarcie nowoczesnej hali magazynowej

Case study - kompleksowa organizacja konferencji dla międzynarodowego koncernu.

Konferencja 
Międzynarodowe spotkanie konstruktorów

Biuro

ul. Zachodnia 53
63-100 Śrem

Fun Faktoria Horacy Kondras
ul. Zachodnia 53
63-100 Śrem
NIP: 785 166 60 85 

Kontakt

biuro@funfaktoria.pl
+48 535 044 400
+48 502 683 525                    

O nas

Od 11 lat pomagamy firmom budować zaufanie i lepszą współpracę w Zespołach oraz pogłębiać relacje z Partnerami biznesowymi organizując imprezy integracyjne, eventy, konferencje i wyjazdy integracyjne. Pracujmy m.in. dla firm z Poznania, Warszawy, Wrocławia, Torunia, Szczecina, Krakowa, Łodzi, Gdańska.