Czy każda firma eventowa jest taka sama?
W Polsce funkcjonuje dużo firm o profilu firmy eventowej, które zajmują się organizacją imprez. Dlatego niezależnie czy organizujemy wydarzenie i korzystamy z usług takich podmiotów w Poznaniu czy Warszawie, warto wiedzieć czym zajmuje się konkretne przedsiębiorstwo, aby dostosować współpracę do potrzeb i wymagań. Wynika to z faktu, że jednostki działające w obszarze branży eventowej istotnie różnią się profilem swojej działalności. W poniższym wpisie przybliżymy poszczególne rodzaje firm eventowych oraz różnice w ich funkcjonowaniu. Ta wiedza, powinna pozwolić skutecznie dobierać kontrahentów do współpracy podczas realizacji Państwa przedsięwzięć.
Rodzaje przedsiębiorstw w branży eventowej
- Najbardziej podstawowym rodzajem działalności, są firmy (przeważnie jednoosobowe) realizujące bardzo wąski zakres usług wyspecjalizowanych. Przykładem może być tutaj DJ, konferansjer czy też barman. Zazwyczaj, takie osoby realizują jeden z wielu elementów podczas wydarzeń w ramach całokształtu przedsięwzięcia.
- Kolejnym przykładem są firmy eventowe, które proponują również stosunkowo wąski zakres usług, często wyspecjalizowanych, jednak są to jednostki dużo większe od poprzednich. Posiadają one określoną strukturę, zaplecze techniczne pozwalające na realizację usług oraz wyszczególnione usługi, które realizują. Do tego rodzaju przedsiębiorstw zaliczyć możemy firmy zajmujące się wynajmem mebli, zaplecza sanitarnego, atrakcji dmuchanych, realizacją usług ochroniarskich, zaplecza medycznego a także wykonaniem programów integracyjnych czy gier miejskich. Zrealizują więc również jedną ze składowych większych przedsięwzięć w ramach swojego zakresu wyspecjalizowania.
- Bardzo często spotykaną formą funkcjonowania są agencje eventowe. Ten typ przedsiębiorstwa opiera się przede wszystkim na wyspecjalizowanej kadrze, która zajmuje się produkcją imprez przede wszystkim w zakresie koncepcji. Event managerowie prowadzą projekt w na każdym etapie realizacji interpretując potrzeby klienta, cele wydarzenia, dobierając poszczególne elementy składowe, a także koordynują event dbając o odpowiednią realizację. W większości przypadków takie agencje eventowe nie posiadają własnego sprzętu oraz zaplecza i całość realizacji opierają na współpracy z podwykonawcami (czyli firmami eventowymi oraz jednoosobowymi realizatorami usług).
Z usług której firmy eventowej powinniśmy skorzystać?
Wybór odpowiedniego kontrahenta przełoży się na skuteczną i odpowiednią realizację przedsięwzięcia. Dobór ten powinien być oparty na założonych celach, doświadczeniach a także stopniu zaangażowania zleceniodawcy w realizację usługi. Poniżej wyszczególnione zostały rodzaje przedsiębiorstw i aspekty, które warto wziąć pod uwagę wybierając firmę z którą chcemy podjąć współpracę.
- Jednoosobowy realizator usług – Tak jak zostało wspomniane wyżej, są to osoby realizujące zazwyczaj jedną wąską usługę w ramach swojej działalności. Ten rodzaj wykonawcy warto wybrać, jeżeli samodzielnie podejmujemy się organizacji swojego wydarzenia i poszukujemy pojedynczych realizatorów wybranych obszarów imprezy. Jeśli organizujemy krótkie spotkanie szkoleniowe i znajdziemy mentora, który świadczy usługi realizacji szkoleń, możemy samodzielnie skontaktować się z nim, ustalić szczegóły i podjąć współpracę w ramach tego elementu. Ilość usługodawców z którymi musimy się kontaktować, wzrasta wraz z rozmiarami wydarzenia. W momencie kiedy planujemy organizację szkolenia, połączonego z wieczorną imprezą z DJ’em oraz konferansjerem prowadzącym zabawy, mamy potrzebę kontaktu z trzema różnymi przedsiębiorcami, z którymi należy podjąć rozmowy dotyczące warunków umowy, ewentualnych negocjacji, a także świadczeń ze strony zleceniodawcy, które musimy zapewnić. Jeżeli nie dysponujemy możliwościami poświęcenia dużej ilości czasu na kontakt i ustalenie szczegółów, warto zastanowić się nad tym, czy na pewno jest to odpowiedni wybór, aby robić to samodzielnie.
- Firma eventowa – W kwestii firm eventowych, sytuacja wygląda stosunkowo podobnie jak w przypadku jednoosobowych działalności, jednak ze względu na fakt, że przedsiębiorstwa tego typu posiadają zaplecze sprzętu i realizują co do zasady szersze zakresy usług, w wielu przypadkach jest to jedyny wykonawca w ramach jednego wydarzenia. Organizując wyjazd integracyjny, który ma charakter rekreacyjny, w wielu przypadkach jedna firma eventowa jest w stanie zaproponować kilka różnych form aktywności, atrakcji czy też programów integracyjnych, które chcemy zaproponować naszym Gościom podczas wyjazdu. Wówczas szczegóły realizacji ustalamy z jedną firma, jednym kanałem komunikacji. W przypadku jednak dużych przedsięwzięć takich jak konferencje czy kongresy, istnieje potrzeba skorzystania z usług wielu firm eventowych z zakresu nagłośnienia i zaplecza technicznego, wynajmu mebli itd. Wówczas ponownie warto poddać pod rozważenie możliwości realizacji kontaktu z wieloma firmami jednocześnie.
- Agencja eventowa – W szeregi takich przedsiębiorstw zatrudniani są specjaliści, posiadający kontakty do sprawdzonych podwykonawców, wiedzę pozwalającą na sprawny kontakt z nimi, a także doświadczenie, które umożliwi przewidzenie sytuacji kryzysowych, czy newralgicznych punktów, które wymagają odpowiedniej uwagi. Jeżeli nie mamy doświadczenia w organizacji nawet stosunkowo niewielkich eventów, lub nie posiadamy czasu i możliwości na odpowiedni kontakt z podwykonawcami i budowę koncepcji wydarzenia, warto skorzystać z usług takich firm. Przejmują one na siebie dużą część odpowiedzialności i pracy w zależności od ustalonej formy współpracy i bazując na doświadczeniu i wiedzy skutecznie realizują poszczególne elementy eventu.
Fun Faktoria jest agencją eventową czy firmą eventową?
Na przestrzeni lat, zdobywając doświadczenie, wiedzę oraz inwestując w zaplecze techniczne, nasza firma zmieniała swój kształt. Początkowo realizowane były wąskie zakresy usług, które stopniowo zostały rozszerzone. W późniejszym etapie powstały autorskie programy integracyjne oraz wieczory tematyczne, które dzięki rozwojowi i inwestycjom mogły być realizowane w całości na własnych zasobach. Bazując jednak na ponad 10 letnim doświadczeniu w organizacji wydarzeń, realizujemy także duże projekty, które częściowo opieramy na szerokim zakresie własnych zasobów, a także na sprawdzonych podwykonawcach. Fun Faktoria jest więc agencją eventową, która posiada jednak własne zaplecze techniczne, co pozwala na obniżenie kosztów realizacji usług, wykluczając w pewnym stopniu korzystanie z usług podwykonawców. Praca na własnym sprzęcie i autorskich pomysłach pozwala skutecznie produkować i realizować eventy co przekłada się na jakość świadczonych usług.
Więcej na ten temat znajdziesz TUTAJ > Fun Faktoria – Jak działamy?
