Wyzwanie
- Zorganizować kompleksowo 5-te międzynarodowe spotkanie konstruktorów z całego świata grupy DMG MORI.
- Wydarzenie co roku odbywa się w innym kraju, dlatego zadaniem eventów towarzyszących konferencji było zaprezentowanie Polski i regionu, w którym znajduje się siedziba Klienta.
- Organizacja transferów z 4 lotnisk do 5 różnych hoteli, uwzględniając specyfikę zakwaterowania Gości, różne godziny przylotów samolotów i konieczność, aby wszyscy przybyli na powitalną kolację o tej samej porze.
- Organizacja konferencji w hali w siedzibie Klienta, zgodnie z wytycznymi bezpieczeństwa oraz design wyznaczanego przez międzynarodowy koncern.
- Przygotowanie 3 wieczornych imprez towarzyszących w klimatyzowanych halach namiotowych. Każdy event z własnym hasłem przewodnim i w innej lokalizacji.
- Zabezpieczenie zaplecza cateringowego, serwującego każdego dnia posiłki dla 250 osób w siedzibie Klienta, budowa hali namiotowej o wysokim standardzie, w której będą serwowane posiłki w ciągu dnia.
- Do zadań agencji należało m.in.: przygotowanie koncepcji wydarzenia w oparciu o wytyczne Klienta oraz szczegółowego kosztorysu z różnymi wariantami cenowymi, udział w spotkaniach przygotowawczych na wszystkich etapach realizacji, doradztwo koncepcyjne, dobór podwykonawców, zabezpieczenie newralgicznych punktów realizacji, negocjowanie cen w imieniu Klienta w trosce o uzyskanie najlepszego stosunku jakości do ceny, organizacja zespołu koordynacyjnego i koordynacja wydarzenia, produkcja welcome package (włączając próbki testowe do wyboru), realizacja wydarzenia.
Rozwiązanie agencji:
- Stworzyliśmy wspólnie z Klientem zespół projektowy, Manager Projektu ze strony Fun Faktoria przez niemal 9 miesięcy dbał o jak najlepsze dopasowanie wszystkich elementów eventu do wytycznych koncernu oraz specyficznych wymagań Klienta.
- O polskie akcenty zadbaliśmy już od samego początku – piloci autokarów odpowiadający za płynność i bezpieczeństwo transferów podczas podróży dzielili się ciekawostkami na temat naszego kraju; welcome package zawierały m. in. produkty regionalne oraz specjalnie przygotowane ulotki opowiadające o Polsce „w pigułce”. Powitalna kolacja odbyła się na płycie pleszewskiego rynku – Gości powitały hostessy w strojach nawiązujących do ludowych, Goście częstowani byli miodem pitnym serwowanym w kamionkach, meble i dekoracje w hali namiotowej były w kolorach biało- czerwonych oraz nawiązywały do ludowych tradycji, łącząc je z nowoczesnością. Wieczór uświetnił pokaz laserowy opowiadający historię firmy Klienta w Polsce i na świecie.
- Zadbaliśmy o drobiazgowe listy kontrolne, uzupełniane i aktualizowane na bieżąco; do poszczególnych zadań przypisane były odpowiednie osoby ze strony zespołu Fun Faktoria oraz Klienta.
- Imprezy towarzyszące zorganizowane zostały pod hasłami „Welcome to Pleszew”, „Welcome to FAMOT” oraz „Hunting in Poland”. Pierwsze spotkanie odbyło się na płycie pleszewskiego Rynku, drugie w siedzibie Klienta, a ostatnie na terenie historycznego Pałacu Bugaj. Imprezy miały odpowiednio charakter: polski, międzynarodowy oraz myśliwski. Każdy wieczór wyróżniał się innymi meblami, wystrojem oraz menu i atrakcjami.
- Główna część konferencyjna została zorganizowana w nowo- wybudowanej hali montażowej; aby Gościom nie przeszkadzały zapachy i hałas związany z przerwami kawowymi oraz lunchami, obok budynku postawiliśmy transparentną halę namiotową, która ze względu na porę roku realizacji (jesień) była ogrzewana i chłodzona w zależności od pory dnia.
Osiągnięte efekty:
- Konferencja została zorganizowana zgodnie z oczekiwaniami Klienta i wysokimi standardami Koncernu DMG MORI.
- Dzięki przygotowanym wizualizacjom 3D do każdej lokalizacji, już na etapie przygotowań wiedzieliśmy, jak będzie wyglądała przestrzeń i mogliśmy modyfikować ją wraz ze zmianami wprowadzanymi przez Klienta.
- Dzięki spotkaniom z przedstawicielami firmy z Niemiec oraz Japonii mogliśmy lepiej zrozumieć jak wyglądają eventy organizowane przez Koncern oraz sprostać zadaniom, które stawiał.
- Wszyscy Uczestnicy spotkania, m. in. z Niemiec, Japonii, USA, dotarli i bezpiecznie wrócili z konferencji.
- Imprezy towarzyszące przybliżyły Gościom kraj gospodarza – firmy FAMOT z Pleszewa, stanowiły również doskonałe środowisko do spotkań nieformalnych i integracji.
- Dzięki szczegółowym listom kontrolnym, planom montaży i demontaży oraz scenariuszom, całość wydarzenia począwszy od montaży aż do wyjazdu Gości, przebiegła płynnie.
Ciekawostki
> Spotkanie konstruktorów, trwające łącznie z dniem przyjazdów i wyjazdów 4 dni, było początkiem cyklu eventów organizowanych dla FAMOT Pleszew. W kolejnych dniach byliśmy odpowiedzialni za realizację Grand Opening nowej hali montażowej, a następnie targów Open House i Family Day dla pracowników i ich rodzin. Łącznie oznaczało to dla nas 9 dni eventowych, a w Pleszewie, uwzględniając montaże i demontaże, spędziliśmy 15 dni.
> Zarówno na Rynku w Pleszewie jak i w Pałacu Bugaj zaistniała konieczność zorganizowania pełnego zaplecza sanitarnego: skorzystaliśmy ze specjalnych kontenerów sanitarnych Toi Toi Polska, które wewnątrz wyglądają niczym hotelowa łazienka.
Event w liczbach
4
lokalizacje eventu
9
tirów sprzętu
5
dni montażowych
39
podwykonawców
Kilka słów od nas
Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu! Cieszymy się, że Cię zainteresował. Opisany powyżej event zrealizowaliśmy w październiku 2018 roku na zlecenie firmy FAMOT Pleszew, należącej do koncernu DMG MORI. Dziewięć miesięcy pracy zaowocowało niezwykle satysfakcjonującym projektem konferencji, który dopasowaliśmy do wymagań, potrzeb i oczekiwań Klienta. Jeśli chciałbyś wspólnie z nami zaprojektować swoją konferencję – zadzwoń lub napisz. Z przyjemnością spotkamy się z Państwem, aby się lepiej poznać, usłyszeć o Państwa wymaganiach i podzielić się naszymi doświadczeniami.
