Niniejszy artykuł jest drugą częścią poradnika eventowego, który napisałam z myślą o organizatorach, którzy nie decydują się na zatrudnienie agencji eventowej celem kompleksowego przygotowania pikniku firmowego (pierwsza część poradnika jest TUTAJ). W części pierwszej pisałam o: uczestnikach imprezy, wyborze terminu i miejsca oraz cateringu. W tym artykule chciałabym skoncentrować się na kwestiach programu i detalach, o których warto pamiętać. To od Ciebie zależy na jakim etapie podejmiesz współpracę z firmami specjalizującymi się w organizacji imprez firmowych – jeśli wybrałeś miejsce oraz firmę cateringową, możesz zastanowić się, czy do realizacji poniższych zadań zatrudnić jedną firmę, czy podobnie jak poprzednio, będziesz rozmawiał z kilkoma agencjami/firmami, które zajmą się poszczególnymi wątkami Twojego niezapomnianego wydarzenia.
Paulina Tomczak
1. Temat przewodni imprezy
Czy piknikowi towarzyszy jakaś szczególna okazja – np. okrągły jubileusz? Jeśli tak, warto zastanowić się nad akcentami, które to podkreślą. Może to być wyjątkowe wystąpienie, wręczenie podziękowań zasłużonym pracownikom, ciekawa pamiątka rozdawana Uczestnikom pikniku czy choćby jubileuszowy tort. Czy piknik jest organizowany w Waszej firmie co roku? Jeśli tak, to warto moim zdaniem zdecydować się na imprezę tematyczną lub piknik z tematem przewodnim. Możliwości jest niemal nieskończenie wiele np. piknik naukowy, piknik rycerski, piknik westernowy itd. Tematami przewodnimi mogą być: bezpieczeństwo, zdrowie, podróże itd. Co nam to daje? Przede wszystkim sprawia, że imprezy w sposób znaczący różnią się od siebie. Jeśli co roku serwujemy Gościom te same lub podobne atrakcje, kolejne imprezy w naszej pamięci „zlewają się” ze sobą i po kilku latach nie sposób wrócić do nich wspomnieniami. Kiedy zdecydujesz się na temat przewodni i atrakcje, które będą do niego nawiązywały, eventy mają szansę odróżniać się od siebie. Wyróżnieniem będą niezwykłe przeżycia, których doświadczą Uczestnicy imprezy: „pamiętam ten piknik o bezpieczeństwie, kiedy braliśmy udział w symulatorze zderzeń, to było ciekawe doświadczenie”, „tak? A ja najlepiej wspominam piknik naukowy, zbudowałam wtedy samodzielnie i zaprogramowałam robota”.
2. Atrakcje dla każdego
Banałem będzie dla Ciebie jeśli powiem, że na pikniku należy zapewnić atrakcje dla najmłodszych. O tym przecież nie sposób nie pomyśleć – jeśli dzieci się znudzą, to rodzice szybko zabiorą je do domu. Dlatego mam przygotowany zupełnie inny apel: nawet jeśli impreza ma charakter pikniku rodzinnego, to nie zapominajmy na niej o dorosłych. Oczywiście, rodzice na ogół skupiają się na dzieciach, jednak pamiętajmy, że nie każdy posiada dzieci, albo może z nimi przyjść na piknik. O ile dorośli, którzy przyjdą z dziećmi, mogą wraz z nimi brać udział w aktywnościach rodzinnych, o tyle sami dorośli są czasem pozostawiani sami sobie – usiądą wówczas przy ławostołach, zjedzą kiełbaskę, wypiją piwo i na tym skończy się ich udział w zabawie. Kolejną grupą o której często się zapomina jest młodzież. Sama mam nastoletnią córkę i wiem, że unika ona atrakcji przewidzianych dla maluchów.
Jeśli masz dostęp do informacji takich jak wiek uczestników, rozpisz sobie ile osób z poszczególnych grup wiekowych bierze udział w pikniku firmowym, a następnie dopasuj do nich odpowiednie atrakcje. Wówczas będziesz miał pewność, że nikt nie będzie się nudził. Jeśli nie dysponujesz takimi danymi, możesz napisać sobie hasłowo grupy osób, które będą brały udział w imprezie i w zależności od ogólnej ilości osób biorących udział w evencie dopasować atrakcje do poszczególnych kategorii. Niestety zdarza się, że po paru latach nie znalezienia dla siebie niczego interesującego, pewne grupy wiekowe powoli przestają brać udział w piknikach firmowych – nie zrażaj się, w tym roku będzie ich mniej, ale po udanym pikniku rozejdą się pogłoski na temat tego, co się działo i uczestników będzie z roku na rok przybywać. Możesz też zasygnalizować wcześniej co się będzie działo i w ten sposób przyciągnąć na imprezę więcej osób.
3. “Dmuchańce” dla dzieci
Nietrudno jest znaleźć firmy realizujące tego typu usługę. Podobnie jak w przypadku cateringu łatwo wpaść tu w pułapkę „taniości”. Warto, abyś pamiętał o sprawdzeniu:
- Bezpieczeństwa urządzeń – powinny one posiadać certyfikaty bezpieczeństwa; w trakcie rozmowy możesz zapytać o to w jaki sposób dmuchańce są kotwiczone (każde urządzenie niezależnie od pogody powinno być zamocowane do podłoża za pomocą odpowiednich odciągów, a jeśli impreza odbywa się np. na hali to odciągów mocowanych do obciążników).
- Jakości urządzeń – często wygląd urządzeń prezentowanych w katalogu, jest ich wyglądem sprzed kilku- kilkunastu laty, kiedy zostały zakupione; poproś o zdjęcia z ubiegłorocznych imprez, tylko wtedy będziesz mieć pewność, za co płacisz.
- Profesjonalnej obsługi – niemal dziesięć lat temu spotkała mnie taka sytuacja, ale wrażenie pamiętam do dziś… na jednym z festynów zobaczyłam Pana z obsługi dmuchańcy dla dzieci, siedzącego na krzesełku postawionym koło urządzenia i palącego papierosa! Porozmawiaj z firmą, która przygotowuje dla Ciebie ofertę – profesjonaliści się nie obrażą, a z pozostałymi nie warto planować pikniku.
4. Technika: scena i nagłośnienie
Scena nie jest koniecznym elementem pikniku. Kiedy warto o niej pomyśleć? Wtedy, gdy impreza jest większa i/lub wtedy, gdy planujemy wystąpienia (np. powitanie, przemówienia) lub pokaz artystyczny czy koncert. Pamiętaj o dopasowaniu rozmiarów sceny do tego co się ma na niej dziać – jeśli jest tylko po to, aby konferansjer czy prezes powitał gości, może wystarczyć kilka podestów scenicznych, a jeśli na scenie ma się odbyć występ – konieczne będzie dopasowanie sceny (i nagłośnienia) do ridera technicznego zaproszonych artystów. Zapewnienie dobrego zestawu nagłośnienia wraz z profesjonalną obsługą znacząco podniesie jakość organizowanego pikniku firmowego. Muzyka buduje nastrój i emocje – energetyczna muzyka piknikowa sprawi, że Uczestnicy poczują się jak w trakcie wakacyjnego wypoczynku. Pamiętaj, aby ustalić dokąd ma docierać dźwięk – osobiście wolę, by głos konferansjera czy komunikaty płynące ze sceny, były słyszalne w każdym miejscu, ale nie dla każdego jest to warunek konieczny. Niemniej firma, która proponuje Ci konkretny zestaw nagłośnienia, powinna być w stanie wyjaśnić gdzie będzie on słyszalny, czy zaprogramować odpowiednie „opóźnienie” na kolumnach, by dźwięk docierał we wszystkie miejsca w tym samym czasie i nie tworzyło się echo.
5. Plan przestrzenny pikniku firmowego
Zwłaszcza przy dużej ilości wykonawców, warto przygotować plan rozstawienia imprezy – gdzie będzie stał catering, gdzie stoły, gdzie kącik zabaw dla maluchów, a gdzie atrakcje ekstremalne – oraz obliczyć ile poszczególne atrakcje zajmują miejsca i czy wszystkie „zmieszczą” się na terenie, którym dysponujesz. Przygotowany wcześniej plan, możesz wysłać mailem wykonawcom, co znacząco zaoszczędzi Twój czas w dniu montażu.
6. Agenda/scenariusz pikniku
Podobnie jak celem planu pikniku jest płynne i bezstresowe przeprowadzenie montaży, tak celem scenariusza jest uzyskanie płynności wydarzenia oraz zaoszczędzenie Twojego czasu podczas imprezy. Dobrym nawykiem jest ustalanie godzin poszczególnych występów na scenie, ale jeśli ich nie ma, organizatorzy czasem rezygnują z przygotowania agendy pikniku rodzinnego ze względu na prostotę wydarzenia. Moim zdaniem jest to błąd – nawet jeśli agenda ma zawierać tylko kilka punktów takich jak: gotowość piknikowej recepcji, przyjazdy gości, powitanie, konkurs konferansjera, wręczenie nagród za udział w rodzinnej grze czy biegu rodzinnym i pożegnanie, to warto jest ją przygotować i wręczyć – obsłudze atrakcji, prowadzącemu itp. Oczywiście, że przebieg imprezy jest płynny i dopuszczalne są zmiany czy przesunięcia w scenariuszu – niemniej będzie to możliwe tylko, jeśli taki plan w ogóle powstanie.
7. Prowadzący
Zawodowy konferansjer jest na evencie firmowym niezbędny – wiedzą o tym wszyscy profesjonalni organizatorzy imprez. To od osoby prowadzącej zależy w dużym stopniu atmosfera imprezy; właśnie dzięki konferansjerowi i jego komentarzom wydarzenie nabiera płynności i charakteru. Oprócz powitania, informowania o dostępnych atrakcjach i zachęcania do udziału w zabawach, konferansjer może poprowadzić konkursy na scenie, ogłosić wyniki, wręczyć nagrody. Wiele firm decyduje się na zatrudnienie znanych prowadzących, co znacząco podnosi prestiż imprezy – nie można wtedy zapomnieć o ustaleniu dokładnej roli prowadzącego oraz możliwości wykonywania sobie z nim zdjęć pamiątkowych czy podpisywania autografów.
8. Koordynator imprezy
Jeśli nie korzystasz z usług agencji eventowej, takim koordynatorem zostaniesz automatycznie Ty. Powinieneś przyjechać na imprezę odpowiednio wcześnie, by dopilnować poprawnych montaży i poczynić ostatnie ustalenia. Kiedy organizujesz dużą imprezę, powinieneś podzielić się obowiązkami z kimś jeszcze – jeśli działacie w zespole projektowym, podzielcie imprezę na działy, za które będziecie odpowiedzialni, jeśli natomiast organizujesz ją samodzielnie, postaraj się wdrożyć osobę, która będzie Ci pomagała. Uprzedź wykonawców wcześniej z kim powinni się kontaktować – jeśli wszystkie ustalenia robili do tej pory z Tobą, nie będą wiedzieć, że na imprezie mają skontaktować się z kimś innym. Niestety, koordynator nie ma zbyt wiele czasu na pikniku – będziesz miał go tym więcej, im więcej ustaleń poczynisz przed imprezą; jednak zawsze pojawiają się rzeczy, które trzeba ustalić w ostatniej chwili. Przygotuj się na to i nastaw odpowiednio – dla Ciebie będzie to dzień niejako spędzony w pracy.
9. Nagrody
Przed imprezą zdecyduj czy każdy uczestnik (albo każde dziecko w przypadku pikniku rodzinnego) ma otrzymać pamiątkę – jeśli tak, ustal czy będzie wręczana przy wejściu na piknik (wtedy niestety może zostać zgubiona), czy osobom opuszczającym teren imprezy. Jeśli podarunki są cenne warto zadbać o weryfikację ich odbioru (np. wykorzystując te same talony co przy cateringu). Do konkursów przydadzą się nagrody – fajnie, kiedy w przypadku imprezy tematycznej, nawiązują do tematu przewodniego imprezy. Postaraj się wcześniej ustalić z firmami organizującymi atrakcje, ile nagród minimalnie – i maksymalnie – potrzebują, aby uniknąć stresujących sytuacji.
10. Identyfikacja wizualna i poligrafia
Baner z logotypem na scenie, powitalne wydruki przy piknikowej recepcji, agendy w formie ulotek… możliwości jest mnóstwo. Ciekawe oznaczenie atrakcji czy cateringu sprawi, że uczestnicy imprezy będą się czuli lepiej poinformowani i nie będą okręcali się w miejscu zastanawiając co teraz zrobić, albo gdzie jest punkt, który polecił ktoś zadowolony z atrakcji.
Na odbiór imprezy przez uczestników wpływają również ciekawie zaprojektowane, spójne komunikaty wizualne. Cieszące oko logo imprezy oraz jej identyfikacja wizualna będą z pewnością dodatkową wartością. Wówczas ten sam “key visual” powinien pojawić się na wszystkich materiałach, jakie uczestnicy spotkają na imprezie – od standów z nazwami atrakcji, przez menu, na dyplomach za konkurencje kończąc. Jeśli pracujesz w dużej firmie, prawdopodobnie Twój Dział Marketingu posiada koncernowe wskazówki, jak powinny wyglądać oficjalne materiały, w których wykorzystywane jest logo Twojej firmy – warto zadbać o to, aby zostały udostępnione agencji, która zajmie się przygotowaniem projektów poligraficznych Twojej imprezy.
11. Formalności, czyli o umowach słów kilka
Podpisując umowy z wykonawcami poszczególnych punktów imprezy, zwróć uwagę na ich punktualność – nie tylko pod kątem godziny, o której planują być na miejscu (nie jesteś przecież specjalistą w każdej dziedzinie i masz prawo nie wiedzieć czy montaż zajmie 2 czy 12 godzin), ale przede wszystkim pod kątem gotowości – czyli godziny, o której firma jest gotowa, by podjąć uczestników. Z firmami, z którymi pracujesz po raz pierwszy, można zdecydować się na zapis o karach umownych w przypadku spóźnienia. To naprawdę nie wygląda dobrze, kiedy pierwsze osoby przybywają na piknik rodzinny, a grille się dopiero rozgrzewają lub dmuchańce są wypełniane powietrzem. Warto zwrócić też uwagę na takie elementy umowy na organizację imprezy jak: warunki odwołania imprezy czy godzina demontażu (jest to szczególnie ważne jeśli event przechodzi płynnie w imprezę wieczorną).
Mam nadzieję, że niniejszy poradnik pomoże Ci w organizacji niezapomnianej imprezy firmowej. W Fun Faktoria chętnie dzielimy się wiedzą i doświadczeniami, dlatego jeśli masz jakieś pytania czy wątpliwości, zadzwoń do nas – z przyjemnością pomożemy Ci w organizacji pikniku firmowego lub pikniku rodzinnego.
