Zapraszam Cię do zapoznania się z poradnikiem organizacji pikniku firmowego. Do organizacji udanej imprezy rodzinnej, można zatrudnić agencję eventową, której propozycje powinny uwzględniać wszystkie wymienione punkty lub ich stanowczą większość 🙂 Jednak wiele firm, z którymi współpracowałam, decyduje się na taki model działania, w którym główny organizator samodzielnie „składa puzzle” – tj. zabezpiecza każdy element imprezy począwszy od organizacji miejsca, a skończywszy na atrakcjach. Poniższy artykuł napisałam z myślą o takich osobach. Ze względu na obszerność tematu podzieliłam go na dwie części – w tej możesz przeczytać o podstawowych ustaleniach dotyczących organizacji pikniku firmowego oraz rzeczach, o których warto pamiętać już na pierwszym etapie planowania imprezy.
Paulina Tomczak
1. Uczestnicy imprezy
Określenie grupy docelowej jest niezwykle ważne i okaże się kluczowe dla Twoich dalszych działań. Postaraj się dowiedzieć ile osób ma wziąć udział w imprezie? Czy jest to piknik dla partnerów biznesowych, piknik promocyjny czy może impreza dla pracowników? Nie zawsze „piknik” oznacza imprezę dla rodzin z dziećmi, a zupełnie inaczej przygotowuje się poczęstunek czy atrakcje dla grupy samych dorosłych. Jeśli Twoja firma w poprzednich latach organizowała pikniki, może jesteś w stanie sprawdzić ile osób spośród zaproszonych wzięło udział w spotkaniu? W przypadku pikników rodzinnych dla pracowników pamiętaj, że nie zawsze przyjęcie założenia „ilość pracowników + 2-3 osoby towarzyszące” to najlepszy sposób na ustalenie dla ilu osób powinna być zorganizowana impreza.
Jeśli do tej pory Twoja firma nie organizowała tego typu imprezy, możesz np. przygotować ankietę z zapytaniem o chęć udziału w pikniku firmowym, albo zamówić przygotowanie prostej strony internetowej, na której będą pojawiać się informacje dotyczące imprezy, zaś Uczestnicy będą mogli wysłać zgłoszenie z deklaracją wzięcia udziału w evencie. Taka strona internetowa może też stanowić zachętę do udziału w spotkaniu, jeśli pojawią się na niej ciekawe newsy, dotyczące chociażby zaplanowanych atrakcji czy gości specjalnych lub znanego prowadzącego.
2. Termin
Najlepiej wybrać 2-3 terminy, które będą dogodne dla zarządu, pracowników i innych osób zainteresowanych. Wysyłając zapytania o miejsce, catering i atrakcje, otrzymujesz wtedy informację dotyczącą wszystkich wymienionych terminów i możesz dopasować do siebie elementy, na których najbardziej Ci zależy (np. atrakcyjne miejsce jest dostępne w dwóch terminach, ale tylko jeden pokrywa się z terminem świetnej firmy cateringowej).
3. Określ budżet imprezy
Jeśli nie jesteś osobą decyzyjną w firmie i nie wiesz jakim dysponujesz budżetem, postaraj się ustalić go na wczesnym etapie przygotowań. Może okazać się, że zarezerwujesz świetne miejsce i pyszny catering, a gdy poznasz kwotę przeznaczoną na organizację imprezy, okaże się, że funduszy nie wystarczy już na ciekawe atrakcje dla wszystkich uczestników. Firmy, do których wysyłasz zapytanie, często pytają o to jakim budżetem dysponujesz. Zaobserwowałam, że firmy często wzbraniają się z podaniem takiej informacji. Oczywiście, czasem jest to związane z wewnętrznymi przepisami i nie podlega dyskusji, jednak bywa też podyktowane obawą „jeśli podam swój budżet to zostanie mi zaoferowane mniej w maksymalnej cenie”. Myślę, że takie obiekcje są niesłuszne. Na pewno są na rynku firmy, które mogą się w ten sposób zachować. Jest to nieuczciwy kontrahent i myślę, że uda Ci się uniknąć współpracy z nim, nawet jeśli podasz mu kwotę, którą dysponujesz. Przecież nie podpisujesz z nim umowy na etapie wysyłania propozycji, prawda? Jeśli jego oferta, będzie znacząco odbiegała pod względem ilościowym od tego, co otrzymasz od innych agencji eventowych, masz od razu sygnał, że „coś jest nie tak, jak powinno”. Osobiście, przygotowując propozycje dla swoich Klientów, cenię sobie znajomość budżetu – mogę wówczas dopasować propozycje do oczekiwań cenowych, wiem w jakich widełkach się poruszam; często dodaję coś od siebie, zupełnie dodatkowo, ponieważ wiem, że się sprawdzi, pomimo, że nie mieści się już w cenie. Myślę, że wielu event managerów działa w ten sposób. Po za tym uważam, że Klienci nie podejmują decyzji na podstawie samej ceny – jest wiele ważniejszych aspektów – czy dobrze się Wam rozmawia, czy się rozumiecie, czy firma jest autentycznie zainteresowana Twoimi potrzebami, czy dba o bezpieczeństwo i posiada odpowiednie certyfikaty i ubezpieczenia – to pierwsze pytania, na które należy udzielić sobie odpowiedzi, a potem rozmawiać o cenie, która w przypadku usług jest przecież kwestią ustaleń dwustronnych.
4. Miejsce na organizację imprezy
Piknik firmowy może odbyć się w różnych miejscach – począwszy od terenu firmy, poprzez ciekawy plener typowo piknikowy, po miejsce w interesującym obiekcie lub hotelu. Na początek zastanów się, w której z tych kategorii powinieneś szukać. Następnie warto rozważyć jakie cechy powinna mieć dana lokalizacja – niewielka odległość od siedziby firmy? Dobry dojazd komunikacją miejską? A może skorzystasz z transportu autokarowego i istotne będzie, aby czas przejazdu z kilku punktów w mieście nie był za długi? Jeśli Uczestnicy mają dotrzeć samochodami osobowymi, to warto pomyśleć o dużym parkingu lub miejscu, które można do takiej funkcji dostosować. Następnie możesz skorzystać z internetowych wyszukiwarek, poleceń innych osób lub doradztwa firm zaangażowanych w organizację imprezy, np. agencji eventowej, czy firmy cateringowej. Oczywiście wybór miejsca jest priorytetem, gdyż w sezonie rozumianym jako maj, czerwiec i wrzesień, to obiekty jako pierwsze mają założone najwięcej rezerwacji, jednak jeśli równolegle rozmawiasz z firmą cateringową, czy firmą organizującą programy rekreacyjne, z pewnością chętnie podpowiedzą ciekawe miejsca na organizację pikniku rodzinnego.
Rozmawiając z managerem obiektu pamiętaj, że poza wyborem miejsca, konieczne będzie odpowiednie zabezpieczenie lokalizacji imprezy pod kątem:
- Sanitariatów: Czy są w obiekcie czy należy je zamówić oddzielnie? Jeśli konieczne jest zamówienie to jaki standard Cię interesuje?
- Prądu: Powinieneś ustalić ze wszystkimi wykonawcami jakie mają zapotrzebowanie na prąd, a następnie z obiektem czy spełnia te wymagania, jeśli nie, to konieczne będzie zamówienie agregatu o odpowiedniej mocy wraz z paliwem i elektryka, który będzie odpowiedzialny za podłączenia.
- Ochrony na wejściu: Jeśli impreza ma być zamknięta, to może okazać się koniecznym wynajęcie licencjonowanej agencji ochrony. Tak samo w sytuacji, kiedy piknik dzienny, przeradza się w imprezę wieczorną – najlepiej zabezpieczyć się przed bójką, albo okolicznymi mieszkańcami, którzy słysząc muzykę uznają, że najlepszym co mogą zrobić, to dołączyć się do Was. To z kolei wiąże się z systemem identyfikacji Uczestników, o którym nie będę już pisać w kolejnych punktach – zaznaczę tylko, że warto sprawdzić, kto wchodzi na teren pikniku – odpowiedzialni za to mogą być animatorzy, hostessy lub osoby z zespołu projektowego, który zajmuje się organizacją eventu. Możesz to zrobić na wiele, eleganckich sposobów.
- Zabezpieczenia medycznego: Jeśli event nie będzie imprezą masową, nie jest to obligatoryjne, ale pamiętajmy, że na takiej imprezie zawsze ktoś może zedrzeć kolano czy stracić przytomność, również z powodów niezwiązanych z samym eventem, dlatego warto pomyśleć o ratowniku, który w razie czego udzieli pierwszej pomocy, albo przyklei dziecku plaster na zadrapaną rękę. Rozbudowując punkt medyczny, możesz zrobić z niego ciekawą atrakcję na pikniku – np. miejsce porad dietetycznych, mierzenie ciśnienia i poziomu cukru we krwi, punkt masaży relaksacyjnych itd.
5. Catering
Na temat cateringu na eventach możnaby napisać oddzielny artykuł i nie wyczerpać tematu. Postaram się, aby ten punkt był maksymalnie skondensowany. Zacznijmy od wyboru firmy cateringowej. Jeśli imprezę organizujemy w hotelu czy innym obiekcie z własną kuchnią, automatycznie nie dokonujemy wyboru, a uzgadniamy jedynie szczegóły z odpowiednią osobą. Jeśli obiekt nie ma własnej kuchni, ale ma firmę cateringową, z którą współpracuje, to warto się zastanowić czy skorzystać z ich oferty czy – często niestety płacąc odstępne – nie zaprosić do współpracy innej firmy. Różnice cenowe w tej branży są bardzo duże, tak jak ogromna jest różnorodność świadczonych usług.
Te same dania, mogą być przygotowane z zupełnie różnych składników – kiełbaska z grilla może być najtańszym wyrobem z marketu lub wybornym produktem od lokalnego dostawcy. W zależności od poziomu prestiżu Twojej imprezy, postaraj się wypośrodkować swoje oczekiwania, do posiadanego budżetu, mając jednak na względzie nie jedynie ilość i cenę, a również formę i jakość. Warto poprosić firmę o przesłanie zdjęć z realizacji, aby zobaczyć w jakim stanie są grille, czy stoiska są udekorowane w ciekawy sposób, czy jest to tylko obrus położony na ławkę i butelki z dyskontu z ketchupem. Wybierając menu zastanów się, czy chcesz, aby było takie samo dla dorosłych i dzieci (np. karkówka z grilla to świetna propozycja dla dorosłych, a dla dzieci alternatywą mogą być hot-dogi, frytki, albo nuggetsy) oraz ile porcji powinno przypadać na osobę. Zależy to głównie od czasu trwania imprezy, tego czy Goście przyjadą w porze obiadowej, czy będą się bawić do późna…
Profesjonalna firma cateringowa powinna Ci odpowiednio doradzić oraz zaoferować kilka wariantów menu. Obecnie coraz częściej spotykamy oferty wbogacone o dania wegetariańskie, wegańskie, bez glutenu czy laktozy. Zwróć uwagę na to w jaki sposób i w jakiej formie serwowane będą dania oraz czy liczba stanowisk zaproponowana przez firmę, będzie odpowiednia, by obsłużyć określoną ilość osób – nikt nie lubi stać w długich kolejkach. Podejmij również decyzję, czy impreza ma mieć formułę, w której każdy Uczestnik częstuje się do woli (wówczas należy zabezpieczyć większą ilość jedzenia) czy jedzenie będzie wydawane za np. talony. Takie talony mogą być wręczane pracownikom wcześniej, np. po zgłoszeniu przez nich, że przyjadą i ile osób z rodziny zabiorą ze sobą lub przy wejściu na teren pikniku. Warto, abyś zainwestował w zamówienie profesjonalnych talonów w drukarni – wydzieranych, z perforacją, które będą eleganckie i nie będą budziły negatywnych skojarzeń.
Ustal także odpowiednio wcześniej, czy na pikniku ma być spożywany alkohol. Możesz zdecydować, że impreza ze względu na obecność dzieci lub politykę firmy, będzie bezalkoholowa, albo, że mają być serwowane tylko alkohole soft, takie jak piwo; ciekawym pomysłem może być też umożliwienie picia alkoholu dopiero po określonej godzinie (to najczęściej w sytuacji, gdy organizujesz piknik z częścią dzienną i wieczorną). Jeśli zamawiasz napoje, które będą płatne wg. spożycia, pamiętaj, aby wcześniej uzgodnić z firmą cateringową, w jaki sposób spożycie będzie kontrolowane w trakcie imprezy, jaki jest budżet na napoje i co jaki czas masz być informowany o tym, ile już zostało wypite. Unikniesz dzięki temu stresu po pikniku, że być może przekroczyłeś zaplanowany budżet.
Jeśli dotarłeś do końca tego artykułu, chcę Ci serdecznie podziękować za lekturę. Mam nadzieję, że dzięki niemu jesteś o krok bliżej organizacji niezapomnianego pikniku firmowego. Zapraszam Cię także do przeczytania kolejnego artykułu „Jak zorganizować udany piknik firmowy – następny krok” oraz – jeśli uznasz to za przydatne – do skorzystania z checklisty „O czym należy pamiętać organizując piknik firmowy”. Jeśli uznasz, że potrzebujesz doradztwa w zakresie organizacji pikniku firmowego, zapraszam Cię do działu kontakt, gdzie znajdziesz mój numer telefonu, a także namiary na moich kolegów z pracy. Chętnie dzielimy się swoją wiedzą i doświadczeniami, dlatego zawsze możesz do nas zadzwonić lub wysłać wiadomość. Powodzenia!
